DEFTERLER VE ONAY İŞLEMLERİ-KURUM VE KURULUŞLARDA (HALUK NECDET TEKİN- TNB BAŞKAN DANIŞMANI)
Dizin
MEVZUATLARINA GÖRE
KURUM VE KURULUŞLARA AİT DEFTERLER VE ONAY İŞLEMLERİ
HALUK NECDET TEKİN
(Kişisel çalışmadır.)
DİZİN
– A –
- AİLE HEKİMLİĞİ
(Aile Sağlığı Merkezi Yönetim Karar Defteri)
- AMBULANSLAR VE ACİL SAĞLIK ARAÇLARI İLE AMBULANS HİZMETLERİ VEREN KURUM VE KURULUŞLAR
(Teftiş ve Denetim Defteri)
- AVUKATLIK ORTAKLIĞI
(Avukatlık Ortaklığı Gelir-Gider Defteri ve Demirbaş Defteri)
– B –
- BANKALAR
(Bankalar Denetim Komitesi ve Kredi Komitesi Karar Defterleri)
- BASIN İLAN KURUMU
– D –
- DERNEKLER
– E –
- ESNAF VE SANATKÂRLAR MESLEK KURULUŞLARI
(Üye Kayıt ve Yönetim Kurulu Karar Defteri)
- Esnaf ve Sanatkârlar Odaları
- Esnaf ve Sanatkârlar Odaları Birlikleri
- Esnaf ve Sanatkârlar Federasyonu
- Esnaf ve Sanatkârlar Konfederasyonu (TESK)
– F –
- FİKİR VE SANAT ESERİ SAHİPLERİ İLE BAĞLANTILI HAK SAHİPLERİ MESLEK BİRLİKLERİ VE FEDERASYONLARI
– I –
- ISLAH AMAÇLI HAYVAN YETİŞTİRİCİ BİRLİKLERİ
(Birlik ve Merkez Birliği Yönetim Kurulu Defterleri)
ISLAH AMAÇLI YETİŞTİRİCİ BİRLİKLERİ
Arı Yetiştiricileri Birliği
Damızlık Koyun Keçi Yetiştiricileri Birliği
Damızlık Manda Yetiştiricileri Birliği
Damızlık Sığır Yetiştiricileri Birliği
Koyun-Keçi Yetiştiricileri Birliği
Tavuk Yetiştiricileri Birliği
– İ –
- İCRA VE İFLAS DAİRESİ
(Konkordato komiserinin tutacağı defter)
- İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ
(İşyeri Hekimi ve İş Güvenliği Uzmanı Tarafından Yapılan Tespit ve Tavsiyelerin Yazıldığı Onaylı Defter)
- İŞÇİ İZİN DEFTERİ
– K –
- KAMU İKTİSADİ DEVLET TEŞEBBÜSLERİ
(Yönetim Kurulu Karar Defteri)
- KAT MÜLKİYETİ KANUNU
(Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri – Denetçi Karar Defteri)
- KÖYLER
– M –
- MADEN İŞLETMELERİ
(Daimî Nezaretçi Defteri)
– O –
- OKUL-AİLE BİRLİĞİ
(Yönetim Kurulu Karar Defteri)
-OKUL ÖNCESİ EĞİTİM VE İLKÖĞRETİM KURUMLARI
(Yönetmelik ek-16’da yer alan defterler)
-OKUL ÖNCESİ EĞİTİM VE İLKÖĞRETİM KURUMLARI ÇOCUK KULÜPLERİ
(Yönergenin 17’nci maddesinde yer alan karar defteri)
- ORGANİZE SANAYİ BÖLGELERİ
(Pay defteri hariç olmak üzere AŞ için öngörülen defterler)
– Ö –
- ÖZEL HASTANELER
(Protokol Defteri)
- ÖZEL KREŞ VE GÜNDÜZ BAKIMEVLERİ İLE ÖZEL ÇOCUK KULÜPLERİ
(Yönetmeliğin 44’üncü maddesinde yer alan defterler)
- ÖZEL MÜZELER
(Envanter Defteri)
– P –
- PATLAYICI MADDELERLE AV MALZEMESİ VE BENZERLERİNİN ÜRETİMİ, İTHALİ, TAŞINMASI, SAKLANMASI, DEPOLANMASI, SATIŞI, KULLANILMASI, YOK EDİLMESİ, DENETLENMESİ USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN TÜZÜK
(Deneme Sonuç Defteri)
(Satıcıların, aldıkları, sattıkları ve halen depolarında bulundurdukları patlayıcı madde miktarlarının kaydına ilişkin defter)
(Üretici ve ithalatçıların kimlere ne miktarda satış ve devir yaptıklarının kaydına ilişkin defter)
– S –
- SENDİKALAR
I- KAMU GÖREVLİLERİ SENDİKALARI VE KONFEDERASYONLARI
(Üye Kayıt Defteri)
II- İŞÇİ SENDİKALARI VE KONFEDERASYONLARI
- SİYASİ PARTİLER
- SPOR KULÜPLERİ
- SULAMA BİRLİKLERİ
– T –
- TARIMSAL ÜRETİCİ BİRLİKLERİ
– U –
- ULUSAL KIRMIZI ET KONSEYİ
- ULUSAL SÜT KONSEYİ
– V –
- VAKIFLAR
– Y –
- YARDIM TOPLAMA FAALİYETLERİNDE BULUNANLARCA TUTULACAK DEFTER
(Makbuz – Bilet Kayıt Defteri)
– Z –
- ZİRAAT ODALARI VE ZİRAAT ODALARI BİRLİĞİ
NOTERLİKLERDE DEFTERLERİN ONAYLANMASI İŞLEMLERİ
Noterlik Kanunu’nun 68’inci maddesinin birinci fıkrasında yer alan, “Noterler Türk Ticaret Kanunu ve diğer kanunlar hükümlerine göre tutulması gereken defterleri bu kanunlar uyarınca onaylarlar” hükmünden anlaşılacağı üzere, noterler kural olarak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile diğer kanunlarda noter onayı öngörülmüş olan defter onaylama işlemlerini yapmaktadırlar. Bu onaylamanın yasal dayanağı, kanunlarda yer alan hükümlerdir.
Özel kanunlarında hüküm bulunan durumlarda defter onaylamalarının bu hükümlere göre yapılması gerekir. Ancak, uygulamada herhangi bir mevzuatta hüküm bulunmayan durumlarda da ilgililer kullanacakları defterlerin sayfaların belirlenmesini ve noter onaylı olmasını talep etmektedirler. Yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen, ilgililerin işlem güvenliği sağlamak için kullanmak istedikleri defterlerin onaylanması işlemlerinin yapılmasına engel bir hüküm bulunmamaktadır. Yapılacak bu onaylama işlemi bir tespit niteliğindedir. Bu sebeple, herhangi bir mevzu hüküm bulunmayan durumlarda da ilgililerin talepleri halinde defter onaylamalarının Noterlik Kanunun Yönetmeliğinin 99 – 105 maddeleri hükümlerine göre yapılması icap etmektedir.
Defterler ile ilgili olarak birçok mevzuatta hükümler yer almaktadır. Bunlardan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesi ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 220’nci maddesinde sayılan defterler her yıl aralık ayında toplu olarak noterlik onayına konu olmaktadır.
YETKİ VE GÖREVLİ MERCİLER YÖNÜNDEN
DEFTER ONAYLAMALARI
Defter onaylamaları yetki kuralları ve onaylama mercileri yönünden farklı kurallara tabidirler. Buna göre;
I) TABİ OLDUKLARI YETKİ KURALLARINA GÖRE DEFTERLER İKİ GRUPTA TOPLANMAKTADIR:
a) Onaylanmaları yetki kuralına bağlı olan defterler:
213 sayılı Vergi Usul Kanunun 220’nci maddesinde sayılan defterler, aynı Kanunun 223’üncü maddesi gereğince, iş yerinin, iş yeri olmayanlar için ikametgâhın bulunduğu yerdeki noter veya noterlik görevini ifa ile mükellef olanlar tarafından tasdik olunur.
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinde sayılan defterlerden, Vergi Usul Kanununda sayılmayan pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de aynı maddenin dördüncü fıkrası gereğince ticari defterlerdir. Beşinci fıkra gereğince de Ticaret Kanuna tabi gerçek ve tüzel kişiler, bu kanunda yazılı ticari defterlerinde 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun defter tutma ve kayıt zamanıyla ilgili hükümleri ile aynı Kanunun 175 inci ve mükerrer 257’nci maddelerinde yer alan yetkiye istinaden yapılan düzenlemelere uymak zorundadır. Bu sebeple ticari defterlerin tamamında Vergi Usul Kanununun 223’üncü maddesindeki yetki kuralı uygulandığından, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri onaylamalarında da 223’üncü maddede yer alan yetki kuralı uygulanır.
b) Onaylanmaları yetki kurallarına bağlı olmayan defterler:
Yukarıda sayılan defterler dışında kalan ve noterliklerde onaylanan diğer defterler için bir yetki kuralı getirilmediği için tüm noterliklerde onaylanmaları mümkündür.
II) ONAYLAMA MERCİLERİNE GÖRE İSE DEFTERLER DÖRT GRUPTA TOPLANMAKTADIR:
a) Sadece noterliklerde onaylanan defterler:
Sadece noterliklerde onaylanabileceklere örnek olarak aşağıdaki defterler gösterilebilir:
213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 223’üncü maddesinin üçüncü fıkrası ile 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü fıkrasının değiştirilmesi sonucu anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluş aşamasındaki (ticaret siciline tescili sırasında) ticaret sicili müdürlüklerince yapılacak defterlerinin tasdiki işlemleri hariç, 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığınca yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64 üncü maddesi ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 220’inci maddesinde sayılan gerçek kişi tacirler, ticaret şirketleri ve kooperatiflerce tutulacak ticari defterler,
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32 ve 41’inci maddelerinde yer verilen “Kat Malikleri Kurulu Karar” ile “Denetçiler Karar” defterleri,
Maden Kanunu’nun I (A) Grubu Madenleri İle İlgili Uygulama Yönetmeliğinin 4’üncü maddesinde tanımlanan Teknik Nezaretçi Defteri,
Millî Eğitim Bakanlığı Okul-Aile Birliği Yönetmeliğinin 23’üncü maddesinde belirtilen Yönetim Kurulu Karar Defteri,
Fikir ve Sanat Eseri Sahipleri İle Bağlantılı Hak Sahipleri Meslek Birlikleri ve Federasyonları Hakkında Tüzüğün 47’nci maddesinde sayılan defter,
Noterliklerce tasdik edilir.
b) Başka merciler yanında noterlerce de onaylanabilecek defterler:
Başka merciler yanında noterlerce de onaylanabileceklere örnek olarak aşağıdaki defterler gösterilebilir:
5253 sayılı Dernekler Kanunu’nun 11 inci ve Dernekler Yönetmeliğinin 32 inci maddesinde belirtilen defterler, (36’ncı madde gereğince, elektronik ortamda tutulacak defterler hariç olmak üzere, tutulması zorunlu olan defterlerin kullanmaya başlamadan önce il müdürlüğüne (yeni adıyla İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne) veya notere tasdik ettirilmesi zorunludur.)
Sendika ve Konfederasyonların Denetim Esasları ve Tutacakları Defterler ile Toplu İş Sözleşmesi Sicili Hakkında Yönetmeliğinin 11 inci maddesi gereğince, tutulması zorunlu defterler, (Bu defterler, her olağan genel kurulu izleyen on beş gün içinde 31/3/2005 tarihli ve 25772 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Dernekler Yönetmeliğinin 36’ncı maddesinin birinci fıkrasına göre notere veya İl Dernekler Müdürlüğüne -yeni adıyla İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğüne- onaylatılır.)
c) Herhangi bir merci tarafından onaylanacağı açıklanmayan, noterliklerde onaylanması isteğe bağlı defterler:
İlgili mevzuatta herhangi bir merci tarafından onaylanacağı açıklanmayan, noterliklerde onaylanması isteğe bağlı olanlara örnek olarak aşağıdaki defterler gösterilebilir:
442 sayılı Köy Kanununun Ek 4’üncü maddesinde sözü edilen köy karar defteri,
6964 sayılı Ziraat Odaları ve Ziraat Odaları Birliği Kanunu ile bu Kanuna bağlı çıkarılan yönetmeliklerde sayılan defterler gibi.
Talep edilmesi halinde bu defterlerin noterliklerde onaylanması da mümkündür.
d) Onaylama işlemleri noterlikler dışında, ilgili mercilerce yapılan defterler:
Onaylama işlemleri noterlikler dışında, ilgili mercilerce yapılanlara da örnek olarak aşağıdaki defterler gösterilebilir:
2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu’nun 60’ncı maddesinde yer alan defterler, (Bu maddenin beşinci fıkrası uyarınca, bütün defterlerin sayfaları ve kaç sayfadan ibaret oldukları teşkilatın bulunduğu ilgili seçim kurulu başkanı tarafından mühürlenir ve tasdik edilir.)
Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliğinin EK-16’da yer alan defterler, (Bu Yönetmeliğin 75 inci maddesinin dördüncü fıkrası gereğince okul müdürlüğünce onaylanır.)
Milli Eğitim Bakanlığı Okul-Aile Birliği Yönetmeliğinin 23 üncü maddesinde belirtilen (Yönetim Kurulu Karar Defteri) dışında kalan defterler, (aynı madde gereğince, yönetim kurulu karar defterinin noterce tasdik edilmesi zorunlu olup diğer defter ve belgeler ise birliğin bağlı bulunduğu il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce tasdik edilir.)
– A –
AİLE HEKİMLİĞİ
(Aile Sağlığı Merkezi Yönetim Karar Defteri)
Mevzuat
5258 sayılı Aile Hekimliği Kanunu’nda aile sağlık merkezlerinin herhangi bir defter tutacağına ilişkin bir düzenlemeye yer verilmemiştir. Buna karşılık 25.01.2013 tarihli ve 28539 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğinin “Aile sağlığı merkezinin işletilmesi” başlıklı 26’ncı maddesinde sadece yönetim tarafından alınan kararların karar defterine işleneceği belirtilmiştir.
Onay mercii
Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliğinin 26’ncı maddesi;
“Aile sağlığı merkezinde birden çok aile hekimi hizmet veriyor ise, aile hekimleri kendi aralarında bir yönetim planı oluşturarak yönetici belirler ve yönetici ismini müdürlüğe bildirirler. Yönetici seçimi zorunlu haller dışında yılda bir kez yapılır. Yönetim tarafından alınan kararlar karar defterine işlenir. Yönetici, aile sağlığı merkezinin işletilmesinden birinci derecede sorumlu olduğu gibi bu merkezin müdürlük ve toplum sağlığı merkezi ile koordinasyonunu sağlamakla da görevlidir. Yöneticinin diğer aile hekimleri ve aile sağlığı elemanları üzerinde herhangi bir idari görev ve sorumluluğu bulunmaz.”
Hükmünü içermekte olup, yönetim tarafından alınacak kararların yazılacağı belirtilen defterin herhangi bir merci tarafından onaylanacağı hususunda maddede ve Yönetmelikte bir düzenlemeye yer verilmemiştir. Bazı merkezler bu defteri notere bazıları ise sağlık müdürlüğüne onaylattırmaktadırlar.
Talep edilmesi halinde aile merkezleri yönetim karar defterlerinin, Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.
AMBULANSLAR VE ACİL SAĞLIK ARAÇLARI İLE AMBULANS HİZMETLERİ VEREN KURUM VE KURULUŞLAR
(Teftiş ve Denetim Defteri)
Mevzuat
Ambulanslar ve Acil Sağlık Araçları ile Ambulans Hizmetleri Yönetmeliği (Resmî Gazete: 07.12.2006 – 26369)
Bu Yönetmelik; acil sağlık aracı ve hasta nakil araçları bulunduran ve bunlarla hizmet veren (Millî Savunma Bakanlığı hariç) bütün kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek kişiler, özel hukuk tüzel kişilerini kapsar. (Yön. Md. 2)
Yönetmeliğin 23 maddesi “Ambulans servisinde, Genel Müdürlük veya müdürlük tarafından yapılacak olağan veya olağanüstü denetimlerde teftiş sonuçlarının yazılması için örneği EK-9’da gösterilen müdürlük tarafından onaylanan Teftiş ve Denetim Defteri bulundurulur” hükmünü içerdiğinden, yönetmelik kapsamına giren kurum ve kişiler bu defteri tutmak zorundadır.
Onay mercii
Yönetmeliğin 23’üncü maddesi bu defterin onaylanması görevini il sağlık müdürlüğüne vermiş bulunduğundan, onaylama işleminin noterliklerce değil ilgili il sağlık müdürlüklerince yapılması gerekmektedir. Zaman zaman onay işlemi için noterliklere başvurulduğu görüldüğünden, başvuru yapıldığı takdirde bu hususta notere verilmiş bir görev olmadığının ilgililere bildirilmesi gerekir.
AVUKATLIK ORTAKLIĞI
(Avukatlık Ortaklığı Gelir-Gider Defteri ve Demirbaş Defteri)
Mevzuat
1136 sayılı Avukatlık Kanunu
Türkiye Barolar Birliği Avukatlık Ortaklığı Yönetmeliği (Resmî Gazete: 25.11.2001 – 24594)
Avukatlık ortaklığı, aynı baroya kayıtlı birden çok avukatın bu Kanuna göre mesleklerini yürütmek için oluşturdukları tüzel kişiliktir. (1163 s. K. Md. 44)
Avukatlık Ortaklığı; İŞ VE DAVA DEFTERİ, PAY DEFTERİ, KARAR DEFTERİ, GELİR-GİDER DEFTERİ ve DEMİRBAŞ DEFTERİ tutmak zorundadır. Avukatlık Ortaklığınca tutulması zorunlu olan defterler, Türkiye Barolar Birliği tarafından bastırılır ve Barolar aracılığı ile bedeli karşılığında temin edilir. (Yön. Md. 31)
Onay mercii
Ortaklığın tutmakla yükümlü olduğu defterlerden GELİR-GİDER DEFTERİ VE DEMİRBAŞ DEFTERİ notere tasdik ettirilir. Tasdik zaman ve usulü 04/01/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre belirlenir.
Ortaklığın diğer defterleri Baro başkanlığı tarafından onaylanır.
– B –
BANKALAR
(Bankalar Denetim Komitesi ve Kredi Komitesi Karar Defterleri)
Mevzuat
5411 sayılı Bankacılık Kanunu
Bankaların Kredi İşlemlerine İlişkin Yönetmelik (Resmî Gazete: 01.11.2006 –26333)
Bankaların tutacakları ticari defterler 6102 sayılı TTK’nin 64’üncü maddesi ile bu maddenin üçüncü fıkrasına dayanılarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 19.12.2012 tarihli, 28502 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ’de açıklanmıştır.
Bunlar dışında 5411 sayılı Bankacılık Kanunu’nun 28’inci maddesinde de denetim komitesi ile kredi komitesinin kararlarının maddede belirtildiği şekilde yazılacağı, ticari defter niteliğinde olmayan iki karar defteri daha tutulması öngörülmüştür.
Onay mercii
5411 sayılı Bankacılık Kanunu’nun 28’inci maddesinde açıklandığı üzere, DENETİM KOMİTESİ İLE KREDİ KOMİTESİ KARAR DEFTERLERİNİN 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesi hükümleri doğrultusunda noterliklerce onaylanması zorunludur.
Bankaların Kredi İşlemlerine İlişkin Yönetmeliğin 7’nci maddesinin beşinci fıkrası gereğince KREDİ KOMİTESİ KARAR DEFTERİ, yönetim kurulu karar defterinin tabi olduğu usul ve esasa tabi olduğundan, bu defterin onaylanması işlemlerinde bu hususun dikkate alınması gerekir.
Kurulca (Bankacılık Düzenleme ve Denetleme Kurulunca), belirlenecek usul ve esaslar çerçevesinde, yıl sonlarında ciltlettirilmeleri kaydıyla karar defterleri yerine yaprakları noterce tasdikli ve müteselsil sıra numaralı ayrı kalamazo da kullanılabilir. (5411 s. K. Md. 28)
BASIN İLAN KURUMU
Mevzuat
195 sayılı Basın İlan Kurumu Teşkiline Dair Kanun,
Basın İlân Kurumu Yönetmeliği.
195 sayılı Basın İlan Kurumu Teşkiline Dair Kanun’un 27’nci Kurumun, hangi defterleri tutacağı, uygulanacak muhasebe usulü ve muamelatın yürütülme tarzının yönetmelikle gösterileceği hükmüne yer verilmiştir.
Kurumun kullanacağı defterler Basın İlân Kurumu Yönetmeliğinin 90’ıncı maddesinde sayılmıştır. Bu madde hükmüne göre;
“Kurum işlemlerinin kaydında "Muhasebe defterleri" ile "Diğer defterler" kullanılır.
1. Muhasebe Defterleri: Bunlar değiştirilebilen yapraklı "Yevmiye Defteri", "Defteri Kebir", "Günlük Kasa Defteri", "Envanter ve Bilânço Defteri" ve “Kambiyo Senetleri Defteri” olmak üzere esas defterlerdir.
Yukarıda belirtilen defterlere ek olarak, adları ve şekilleri ihtiyaca göre "İç Hizmet Talimatı"nda belirlenecek "Yardımcı Defterler" tutulur. “Damga Vergisi Defteri”, "Ortaklar Pay Defteri" ile "Demirbaş" defterleri her halde tutulması gerekli defterlerdendir.
2. Diğer Defterler: Bunlar, Genel Müdürlüğe ve Kurum şubelerine ait "Gelen ve "Giden Evrak Kayıt Defterleri" ile "Yönetim Kurulu Karar Defteri", "Bütçe Defteri", "İlân Tevzi Defteri", "Ayırıcı Kelime Tescil Defteri" ve "Gazeteler Fiilî Satış Defteri"dir.”
Onay mercii
Basın İlân Kurumu Yönetmeliğinin 90’ıncı maddesi gereğince, Vergi Usul Kanunu uyarınca tutulması gerekli muhasebe defterleri ile yönetim kurulu karar defterinin, her yıl usulüne göre notere onaylattırılması zorunludur.
– D –
DERNEKLER
(Derneklerin tutacakları defterler)
Mevzuat
Dernekler Yönetmeliği (Resmî Gazete: 31.03.2005 – 25772)
İçişleri Bakanlığının 2007/2 sayılı “Dernekler Tarafından Tutulan Karar, Evrak Kayıt, Demirbaş ve İşletme Hesabı Defterlerinde Bulunması Gereken Bilgiler ile Bu Defterlerin Şekli Hakkında Tebliği” (Resmî Gazete: 02.08.2007 – 26601)
Dernekler Yönetmeliğinin 31 inci maddesi gereğince, dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, kamu yararına çalışma statüsü bulunan dernekler ile yıllık brüt gelirleri beş yüz bin Türk Lirasını aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar. Tutulacak defterler, aynı Yönetmeliğinin 32’nci maddesinde sayılmıştır. Buna göre;
a) İşletme hesabı esasında tutulacak defterler:
Karar Defteri, (Yönetim Kurulu kararları yazılır), Üye Kayıt Defteri, Evrak Kayıt Defteri, İşletme Hesabı Defteri,
b) Bilanço esasında tutulacak defterler:
Karar Defteri, (Yönetim Kurulu kararları yazılır), Üye Kayıt Defteri, Evrak Kayıt Defteri, Yevmiye Defteri ve Büyük Defter.
Onay mercii
Yönetmeliğin 36’ncı maddesi ile Tebliğ”in 9 ve 10 uncu maddeleri hükümleri gereğince, bu Yönetmelikte yazılı defterleri kullanacak dernekler, elektronik ortamda tutulacak defterler hariç olmak üzere, bunları kullanmaya başlamadan önce, derneklerin yerleşim yerinin bulunduğu il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğünde veya noterlerde onaylatmak zorundadırlar.
İlçelerde, büyükşehir belediyesi sınırları içinde kalan ilçeler dâhil, dernekler büro şeflikleri tarafından defter tasdiki yapılmaz.
NOT: Dernekler tarafından tutulacak defterler ile ilgili ayrıntılı açıklamalar için “Dernek İşlemleri” konulu 49 numaralı genelgenin 3’üncü maddesindeki açıklamalara bakınız.
– E –
ESNAF VE SANATKÂRLAR MESLEK KURULUŞLARI
(Üye Kayıt ve Yönetim Kurulu Karar Defteri)
ESNAF VE SANATKÂRLAR MESLEK KURULUŞLARI
- Esnaf ve Sanatkârlar Odaları
- Esnaf ve Sanatkârlar Odaları Birlikleri
- Esnaf ve Sanatkârlar Federasyonu
- Esnaf ve Sanatkârlar Konfederasyonu (TESK)
Mevzuat
Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Muamelat Yönetmeliği (Resmî Gazete: 31.12.2007 – 26743) (2. Mükerrer)
Esnaf ve sanatkâr meslek kuruluşu: 5362 sayılı Kanun hükümlerine göre kurulan oda, birlik, federasyon ve Konfederasyonu,
Muamelat: 5362 sayılı Kanun hükümlerine göre kurulan esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarında evrak, defter ve yazışma ile bunların kayıt, imha ve muhafaza işlemlerini,
İfade eder. (Yön. Md. 4)
Esnaf ve sanatkârlar meslek kuruluşlarının tutacakları defterler;
a) Üye Kayıt Defteri,
b) Üye Odalar Kayıt Defteri,
c) Üye Birlik ve Federasyonlar Kayıt Defteri,
ç) Genel Kurul Karar Defteri,
d) Başkanlar Kurulu Karar Defteri,
e) Yönetim Kurulu Karar Defteri,
f) Denetim Kurulu Karar Defteri,
g) Disiplin Kurulu Karar Defteri,
ğ) Gelenek ve Teamül Defteri,
h) Denetim Defteri,
ı) Gelen Evrak Kayıt Defteri,
i) Giden Evrak Kayıt Defteri,
j) Kıymetli Evrak Defteridir. (Yön. md. 48)
Onay mercii
Yönetmeliğin 49 ve 54’üncü maddeleri gereğince, yukarıda sayılan defterlerden sadece ÜYE KAYIT DEFTERİ ile YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİNİN kullanılmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilmesi zorunlu olup, diğer defterlerin notere onaylattırılmasının zorunlu olduğuna dair Yönetmelikte bir hükme yer verilmemiş ve ayrıca 58’inci maddede de “Denetim Defterinin” noter tasdikine tabi olmadığı açıkça belirtilmiştir.
NOT: Yönetmeliğin 62’nci maddesi aşağıdaki hükmü içermektedir.
Defterlerle ilgili genel esaslar
MADDE 62- (1) Yukarıda yazılı defterlerdeki kayıt ve kararlarda kazıntı ve silinti yapılamaz. Kayıtlarda düzeltilmesi gereken yanlışlıklar yapılırsa, bunların okunacak şekilde üstü çizildikten sonra doğrusu yazılır ve ilgili personel tarafından paraf olunur.
(2) Kararlarda ortaya çıkan yanlışlıklar esasa etkili olmayacak maddi hatalardan ise başkan tarafından düzeltilir ve yer paraflanır. Düzeltilmesi uygun görülmeyen kararlar daha sonra alınacak yönetim kurulu kararıyla düzeltilir.
(3) Bir karar yazılırken yanlış yazılan kısım çizildikten sonra onu takiben bir parantez açılarak kaç kelimenin çizildiği ayrıca belirtilir.
– F –
FİKİR VE SANAT ESERİ SAHİPLERİ İLE BAĞLANTILI HAK SAHİPLERİ MESLEK BİRLİKLERİ VE FEDERASYONLARI
(Meslek Birlikleri ile Federasyonların tutacakları defterler)
Mevzuat
Fikir ve Sanat Eseri Sahipleri ile Bağlantılı Hak Sahipleri Meslek Birlikleri ve Federasyonları Hakkında Tüzük (Resmî Gazete 01.04.1999 – 23653)
Meslek Birlikleri: Fikir ve sanat eseri sahipleri ile bağlantılı hak sahiplerinin ortak çıkarlarını korumak, Kanun ile tanınmış hakların idaresini ve takibini, alınacak ücretlerin tahsilini ve hak sahiplerine dağıtımını sağlamak üzere Kanun ve Tüzük hükümlerine göre kurulmuş tüzel kişilikleri olan kuruluşlardır.
Federasyon: Kanun ve Tüzük hükümlerine göre kurulan fikir ve sanat eseri sahipleri ile bağlantılı hak sahipleri birlikleri üst kuruluşlarıdır. Tüzel kişilikleri bulunmaktadır.
(Tüzük Md. 2)
Meslek Birlikleri, aşağıda gösterilen defterleri tutmak zorundadırlar.
a) Asıl üye defteri,
b) Yararlanan üye defteri,
c)Aday üye defteri,
d) Yönetim kurulu karar defteri,
e) Gelen ve giden evrak defterleri,
f) Gelir ve gider defteri,
g) Bütçe, kesin hesap ve bilanço defteri,
h) Demirbaş defteri,
Birlik çalışma ve hizmetlerinin gerektirdiği başka defter ve kayıtların tutulmasına yönetim kurulunca karar verilebilir.
(Tüzük Md. 47)
Federasyon aşağıda gösterilen defterleri tutmak zorundadır.
a) Federasyon temsilcileri defteri,
b) Yönetim kurulu kararı defteri,
c) Gelen ve giden evrak defteri,
d) Gelir ve gider defteri
e) Bütçe, kesin hesap ve bilanço defteri,
f) Demirbaş defteri.
Federasyonun çalışma ve hizmetlerinin gerektirdiği başka defter ve kayıtların tutulmasına yönetim kurulunca karar verilebilir.
(Tüzük Md. 70)
Onay mercii
Gerek meslek Birliklerinin gerekse Federasyonların yukarıda belirtilen defterlerinin sıra numarası taşıması ve noterce onaylanması zorunludur.
(Tüzük Md. 47/son, 70/son)
T.C. KÜLTÜR VE TURİZM BAKANLIĞI
TELİF HAKLARI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ SİTESİNDE YER ALAN MESLEK BİRLİKLERİ
GÜZEL SANATLAR
Türkiye Güzel Sanat Eseri Sahipleri Meslek Birliği (GESAM)
İLİM-EDEBİYAT
Bilim ve Edebiyat Eseri Sahipleri Meslek Birliği (BESAM)
Bilişim ve Yazılım Eser Sahipleri Meslek Birliği (BİYESAM)
Çevirmenler Meslek Birliği (ÇEVBİR)
Ders ve Kültür Kitapları Yayıncıları Meslek Birliği (DEKMEB)
Eğitim Yayıncıları Meslek Birliği (EĞİTİMYAYBİR)
Türkiye Basım Yayın Meslek Birliği (TBYM)
Türkiye İlim ve Edebiyat Eseri Sahipleri Meslek Birliği (İLESAM)
Yayıncılar Telif Hakları ve Lisanslama Meslek Birliği (YAYBİR)
MÜZİK
Bağlantılı Hak Sahibi Fonogram Yapımcıları Meslek Birliği (MÜZİKBİR)
Bağlantılı Hak Sahibi Fonogram Yapımcıları Meslek Birliği (MÜYA-BİR)
İcracı Sanatçılar ve Müzisyenler Meslek Birliği (TSMB)
Musiki Eseri Sahipleri Grubu Meslek Birliği (MSG)
Mü-Yap Bağlantılı Hak Sahibi Fonogram Yapımcıları Meslek Birliği (MÜ-YAP)
Müzik Yorumcuları Meslek Birliği (MÜYOR-BİR)
Türkiye Musiki Eseri Sahipleri Meslek Birliği (MESAM)
RADYO-TELEVİZYON
Radyo Televizyon Yayıncıları Meslek Birliği (RATEM)
SİNEMA
Anadolu Sinema ve Televizyon Eseri Sahipleri Meslek Birliği (ASİTEM)
BSB Sinema Eseri Sahipleri Meslek Birliği (BSB)
Film Yapımcıları Meslek Birliği (FİYAB)
Senaryo ve Diyalog Yazarı Sinema Eseri Sahipleri Meslek Birliği (SENARİSTBİR)
Sinema Eseri Sahipleri Meslek Birliği (SİNEBİR)
Sinema Eseri Yapımcıları Meslek Birliği (SE-YAP)
Sinema Oyuncuları Meslek Birliği (BİROY)
Sinema ve Televizyon Eseri Sahipleri Meslek Birliği (SETEM)
Televizyon ve Sinema Filmi Yapımcıları Meslek Birliği (TESİYAP)
Türkiye Sinema Eseri Sahipleri Meslek Birliği (SESAM)
TİYATRO
Tiyatro Oyuncuları Meslek Birliği (TOMEB)
– I –
ISLAH AMAÇLI HAYVAN YETİŞTİRİCİ BİRLİKLERİ
(Birlik ve Merkez Birliği Yönetim Kurulu Karar Defterleri)
ISLAH AMAÇLI YETİŞTİRİCİ BİRLİKLERİ
Arı Yetiştiricileri Birliği
Damızlık Koyun Keçi Yetiştiricileri Birliği
Damızlık Manda Yetiştiricileri Birliği
Damızlık Sığır Yetiştiricileri Birliği
Koyun-Keçi Yetiştiricileri Birliği
Tavuk Yetiştiricileri Birliği
Mevzuat
Islah Amaçlı Hayvan Yetiştirici Birliklerinin Kurulması ve Hizmetleri Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete 26.08.2016 – 29813)
Defter tutma yükümlülüğü
Islah Amaçlı Hayvan Yetiştirici Birlikleri ile merkez birliği, ekonomik ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her iş yılı içinde elde edilen neticeleri belirlemek amacıyla nitelik ve öneminin gerektirdiği bütün defterleri tutmaya mecburdur. (Yön. Md. 79)
Yönetmeliğin bu maddesinde defterlerin hangileri olduğu açıklanmamış, sadece 29 ve 66’ncı maddelerde yönetim kurulu karar defteri açık olarak belirtilmiştir.
I- ISLAH AMAÇLI YETİŞTİRİCİ BİRLİKLERİ
Islah Amaçlı Hayvan Yetiştirici Birliği Yönetim Kurulu karar defteri (Yön. Md. 29)
II- MERKEZ BİRLİĞİ
Merkez Birliği Yönetim Kurulu karar defteri (Yön. Md. 66)
Onay mercii
Yönetmeliğin 79’uncu maddesinde tutulacak defterlerin hangileri olduğu açıklanmamış olmakla birlikte, 80’inci maddede defterlerin, yönetim kurulunca kullanılmaya başlanılmadan önce notere tasdik ettirileceği,
29 ve 66’ncı maddelerinde de tutulması gereken Islah Amaçlı Hayvan Yetiştirici Birliği Yönetim Kurulu karar defteri ile Merkez Birliği Yönetim Kurulu karar defterinin (sayfalarının) noterlikçe onaylanacağı,
Açıklandığından gerek Yönetim Kurulu karar defterlerinin gerekse tutulması gereken diğer defterlerin noterliklerde onaylanması zorunludur.
– İ –
İCRA VE İFLAS DAİRESİ
(Konkordato komiserinin tutacağı defter)
Mevzuat
2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu
Konkordato ile sermaye şirketleri ve kooperatiflerin uzlaşma yoluyla yeniden yapılandırılması ile ilgili hükümlere 2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu’nun 285 ve devamı maddelerinde yer verilmiştir. İİK’nin 285’inci maddesinde açıklanan yetkili ve görevli asliye ticaret mahkemesi talep üzerine geçici mühlet kararıyla birlikte konkordatonun başarıya ulaşmasının mümkün olup olmadığının yakından incelenmesi amacıyla bir geçici konkordato komiseri görevlendirir. Alacaklı sayısı ve alacak miktarı dikkate alınarak gerektiğinde üç komiser de görevlendirilebilir. (İİK. Md. 287) Geçici süreden sonra konkordatonun başarıya ulaşmasının mümkün olduğunun anlaşılması hâlinde borçluya bir yıllık kesin mühlet verilir. Bu kararla birlikte mahkeme, yeni bir görevlendirme yapılmasını gerektiren bir durum olmadığı takdirde geçici komiser veya komiserlerin görevine devam etmesine karar verir ve dosyayı komisere tevdi eder. (İİK. Md. 289)
İİK’nin “Defter tutulması ve rehinli malların kıymetinin takdiri” başlıklı 298’inci maddesi gereğince, komiser, görevlendirilmesini müteakip borçlunun mevcudunun bir defterini yapmak ve malların kıymetlerini takdir etmek zorundadır.
Onay mercii
Uygulamada noterliklere başvuran komiserler, bu maddeye istinaden bir defter onaylatmak istemektedirler. İİK’nin 298 inci maddesinde sözü edilen defterin noter onayı taşıyacağı hususunda maddede bir hüküm bulunmamakla birlikte, talep edilmesi halinde bu amaçla kullanılacak defterin, Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.
İŞ SAĞLIĞI VE GÜVENLİĞİ HİZMETLERİ
(İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit ve tavsiyelerin yazıldığı onaylı defter)
Mevzuat
29.12.2012 Resmî Gazete’de yayımlanan İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği
Yönetmeliğin 4’üncü maddesinde “Onaylı defter: İşyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı tarafından yapılan tespit ve tavsiyeler ile gerekli görülen diğer hususların yazıldığı, seri numaralı ve sayfaları bir asıl iki kopyalı şekilde düzenlenmiş her işyeri için tek olan defter” olarak tanımlanmıştır.
Onay mercii
Yönetmeliğin 7’nci maddesinin 3’üncü fıkrasında da “Onaylı defter işyerinin bağlı bulunduğu Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri veya noterce her sayfası mühürlenmek suretiyle onaylanır.” hükmüne yer verilmiştir.
Sözü edilen Yönetmelikte yer verilen “onaylı defterin” kullanılmasına başlanmadan önce Çalışma ve İş Kurumu İl Müdürlükleri veya noterliklerde onaylanması zorunludur.
Noterlikler için yetki kuralı söz konusu olmadığından tüm noterliklerde bu defter onaylanabilir. (51 numaralı birleştirilmiş genelgeye bakınız.)
İŞÇİ İZİN DEFTERİ
Mevzuat
4857 sayılı İş Kanunu.
İş Kanunu’nun 56’ncı maddesinin altıncı fıkrası “İşveren, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesi tutmak zorundadır.” hükmünü içermektedir. Belirtilen maddede bir defterden ve bunun onaylanmasından bahsedilmemesine karşılık uygulamada bu kayıt belgesi, defter şeklinde tutulmakta ve az da olsa bazı şirketler tarafından da defterin noter onaylı olması talep edilmektedir.
Onay mercii
İşveren tarafından tutulması zorunlu olan, işyerinde çalışan işçilerin yıllık ücretli izinlerini gösterir izin kayıt belgesinin defter şeklinde tutulması ve talep edilmesi halinde de, bu defterin, Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.
– K –
KAMU İKTİSADİ DEVLET TEŞEBBÜSLERİ
(YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ)
- BORU HATLARI İLE PETROL TAŞIMA ANONİM ŞİRKETİ (BOTAŞ)
233 sayılı Kamu İktisadi Teşebbüsleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin 3’üncü maddesi hükmü gereğince anonim şirket şeklinde kurulduğundan defterler yönünden anonim şirket hükümlerine tabidir.
- ÇAY İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (ÇAYKUR)
ÇAY İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 20.12.1996 – 22853)
Madde 7- (7) Yönetim Kurulu Kararları, ÇAY-KUR'un bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- DEVLET HAVA MEYDANLARI İŞLETMESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (DHMİ)
DEVLET HAVA MEYDANLARI İŞLETMESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 08.11.1984 – 18569)
Madde 7- (7) Yönetim Kurulu Kararları, Kuruluşun bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- DEVLET MALZEME OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (DMO)
DEVLET MALZEME OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 25.12.2019 – 30989)
MADDE 10- (10) Yönetim Kurulu kararları, DMO’nun bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- ELEKTRİK ÜRETİM ANONİM ŞİRKETİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (EÜAŞ)
ELEKTRİK ÜRETİM ANONİM ŞİRKETİ ANA STATÜSÜ (RG: 07.10.2020 – 31267)
MADDE 8- (9) Yönetim Kurulu kararları, EÜAŞ’ın bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- ET VE SÜT KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ET VE SÜT KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 25.09.2014 – 29130)
MADDE 8 – (9) Yönetim Kurulu Kararları, Teşekkülün bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
ETİ MADEN İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 28.10.2021 – 31642)
MADDE 8- (9) Yönetim Kurulu kararları, Eti Maden’in bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- KIYI EMNİYETİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ
KIYI EMNİYETİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 30/9/1998 – 23479)
MADDE 7- (7) Yönetim Kurulu Kararları, Kuruluşun bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- TARIM İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (TİGEM)
TARIM İŞLETMELERİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 02.02.2022 – 31738)
MADDE 8- (9) Yönetim Kurulu kararları, Genel Müdürlüğün bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine tarih ve sıra numarası verilerek yazılır.
- TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (TMO)
TOPRAK MAHSULLERİ OFİSİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 30 Eylül 2021 – 31614)
MADDE 8- (10) Yönetim Kurulu kararları, Genel Müdürlüğün bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine tarih ve sıra numarası verilerek yazılır.
- TÜRKİYE ELEKTRİK İLETİM A.Ş. GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (TEİAŞ)
TÜRKİYE ELEKTRİK İLETİM A.Ş. ANA STATÜSÜ (Ana Statü Kurumun Resmi İnternet Sitesinde yer almaktadır. Bu Ana Statünün 19’uncu maddesi gereğince 26.01.1994 tarih 21830 sayılı Resmî Gazete’ yayımlanan Türkiye Elektrik Üretim İletim A.Ş. (TEAŞ) Anastatüsü yürürlükten kaldırılmıştır.)
MADDE 7- (7) Yönetim Kurulu Kararları, Teşekkülün bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- TÜRKİYE ELEKTROMEKANİK SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ (TEMSAN)
TÜRKİYE ELEKTROMEKANİK SANAYİ ANONİM ŞİRKETİ ANA STATÜSÜ (RG: 26.12. 2019 – 30990)
Madde 8- (11) Yönetim Kurulu kararları, noter tarafından onaylı karar defterine tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- TÜRKİYE KÖMÜR İŞLETMELERİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (TKİ)
TÜRKİYE KÖMÜR İŞLETMELERİ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ ANA STATÜSÜ (RG: 3 Aralık 2021 – 31678)
MADDE 8- (9) Yönetim Kurulu kararları, TKİ’nin bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (TPAO)
TÜRKİYE PETROLLERİ ANONİM ORTAKLIĞI ANA STATÜSÜ (Bu Ana Statü, yönetim kurulunun teşekkülü ile yürürlüğe girmiştir. -Madde 24- Ana Statü, Kurumun Resmi İnternet Sitesinde yer almaktadır.)
MADDE 7- (7) Yönetim Kurulu kararları, TPAO'nın bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- TÜRKİYE RAYLI SİSTEM ARAÇLARI SANAYİİ ANONİM ŞİRKETİ (TÜRASAŞ)
TÜRKİYE RAYLI SİSTEM ARAÇLARI SANAYİİ ANONİM ŞİRKETİ
ANA STATÜSÜ (Bu Ana Statü, TÜRASAŞ’ın ticaret siciline kaydolduğu tarihte yürürlüğe girmiştir. -Madde 25- Ana Statü, Kurumun Resmi İnternet Sitesinde yer almaktadır.)
MADDE 9- (9) Yönetim Kurulu kararları, TÜRASAŞ’ın bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
- TÜRKİYE TAŞKÖMÜRÜ KURUMU GENEL MÜDÜRLÜĞÜ (TTK)
TÜRKİYE TAŞKÖMÜRÜ KURUMU ANA STATÜSÜ (RG: 5 Mart 2020 – 31059)
MADDE 8- (9) Yönetim Kurulu kararları, TTK’nın bulunduğu yer noterliğince onaylı karar defterine veya kalamozaya tarih ve sıra numarası altında yazılır.
KAT MÜLKİYETİ KANUNU
(KAT MALİKLERİ KURULU KARAR DEFTERİ – DENETÇİ KARAR DEFTERİ)
Mevzuat
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun:
“Kararlar” başlıklı 32’nci maddesinin;
Dördüncü fıkrası, kat malikleri kurulu kararlarının (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılacağı,
“Defter tutulması ve belgelerin saklanması” başlıklı 36’ncı maddesinin;
İkinci fıkrası, bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmasının zorunlu olduğu,
“Yönetimin denetlenmesi” başlıklı 41’inci maddesinin;
Dördüncü fıkrası ise, denetçilerin, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri rapor ile aldıkları kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1) den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirecekleri,
Hükümlerini içermektedir.
Onay mercii
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 32, 36 ve 41’inci maddeleri hükümleri gereğince yukarıda belirtilen iki defterin açılış onayları ile kat malikleri kurulu karar defterinin her yıl ocak ayı içinde yapılacak kapanış onayının noterliklerce yapılması zorunludur.
KÖYLER
Mevzuat
442 sayılı Köy Kanunu
442 sayılı Kanunda köylerde tutulacak defterlerle ilgili özel bir düzenleme bulunmamaktadır. Buna karşılık 36’ncı maddenin 7’nci bendinde köy nüfus defterine, ek 4’üncü maddede de köy karar defterine yer verilmiştir.
Onay mercii
Gerek 442 sayılı Köy Kanunu’nda gerekse 2972 sayılı Mahalli İdareler ile Mahalle Muhtarlıkları ve İhtiyar Heyetleri Seçimi Hakkında Kanun’da köy nüfus defteri ile köy karar defterinin herhangi bir merci tarafından onaylanacağına ilişkin bir hükme yer verilmemiştir.
Talep edilmesi halinde Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.
– M –
MADEN İŞLETMELERİ
(Daimî Nezaretçi Defteri)
Mevzuat
Maden Yönetmeliği (Resmî Gazete: 21.09.2017–30187)
Daimî nezaretçi defteri: Daimî nezaretçi/nezaretçilerinin proje faaliyetlerine ilişkin eksiklik, aksaklık ve önerilerinin yazıldığı, vardiyalı çalışan işletmelerde ise teknik elemanın da ilgili bölümlerini doldurduğu, istihdam edenler ile birlikte imzaladığı Ek-4’de yer alan formata uygun olarak düzenlenen defterdir. (Yön. Md. 4/k)
Daimî nezaretçi ataması yapılan her saha için ayrı ayrı daimî nezaretçi defteri tutulması, bir sahada birden fazla daimî nezaretçi ataması yapılması halinde her nezaretçi için ayrı ayrı defter tutulması zorunludur. (Yön. Md. 125/d)
Onay mercii
Maden Yönetmeliği gereğince tutulması gereken Daimî Nezaretçi Defterinin kullanılmasına başlanmadan önce noterliklerde onaylanması zorunludur. (Yön. Md. 4/k, 125/h)
– O –
OKUL-AİLE BİRLİĞİ
(Yönetim Kurulu Karar Defteri)
Mevzuat
Millî Eğitim Bakanlığı Okul-Aile Birliği Yönetmeliği (Resmî Gazete: 09.02.2012 – 28199)
Yönetmeliğin 23’üncü maddesinde MEB Okul-Aile Birliği Yönetim Kurulu tarafından tutulması gereken defterler sayılmıştır. Bu defterlerden Yönetim Kurulu Karar Defteri dışında kalan defter ve belgeler birliğin bağlı bulunduğu il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce tasdik edilir. (Yön. Md. 23/2)
Aynı maddenin üçüncü fıkrası gereğince, kantin ve benzeri yerlerin birliklerce işletilmesi ve vergi mükellefiyeti doğması hâlinde birlikler hakkında 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümleri uygulanacağından, buna göre tutulacak defterler VUK’da yer alan hükümlere tabidir.
Onay mercii
Yönetmeliğin 23’üncü maddesi uyarınca MEB Okul-Aile Birliği Yönetim Kurulu tarafından tutulması gereken defter ve belgeler içinde sayılanlardan sadece Yönetim Kurulu Karar Defterinin noterliklerce onaylanması zorunlu olup, diğer defter ve belgeler birliğin bağlı bulunduğu il/ilçe millî eğitim müdürlüğünce onaylanır. (Yön. Md. 23/2)
OKUL ÖNCESİ EĞİTİM VE İLKÖĞRETİM KURUMLARI
(Yönetmelik Ek-16’da yer alan defterler)
Mevzuat
Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Yönetmeliği (Resmî Gazete: 26.07.2014 – 29072)
Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumlarında, kurumun özelliği ve kullandığı teknolojiye göre EK-16’da yer alan defter, çizelge, form ve dosyalar bulundurulur. (Yön. Md. 75/1)
Onay mercii
Yönetmeliğin 75’inci maddesinin dördüncü fıkrası gereğince defterlerde sayfaların birleştiği yer, okul mührü ile mühürlenir. Defterlere ilk sayfadan başlayarak sayfa numaraları yazılır ve defterin kaç sayfa olduğu belirtilerek onaylanır.
Madde hükmünden anlaşılacağı üzere, bu kurumlara ait defter ve belgelerin onaylanması hususunda noterliklere verilmiş bir görev bulunmamaktadır.
OKUL ÖNCESİ EĞİTİM VE İLKÖĞRETİM KURUMLARI ÇOCUK KULÜPLERİ
(Yönergenin 17’nci maddesinde yer alan karar defteri)
Mevzuat
Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Çocuk Kulüpleri Yönergesi (Millî Eğitim Bakanlığı mevzuatı içinde yer almaktadır.)
Bu Yönergenin 17’nci maddesinde çocuk kulübünde tutulacak defterler sayılmış ve bunlardan karar defterinin noter onaylı olması zorunluluğu getirilmiş olmasına karşılık 09.02.2022 tarihinde yapılan değişiklikle bu zorunluluk kaldırılmıştır.
Onay mercii
Millî Eğitim Bakanlığı Okul Öncesi Eğitim ve İlköğretim Kurumları Çocuk Kulüplerinde tutulması gereken karar defterinin noterlikçe onaylanması zorunluluğu kaldırılmış ve bu onaylama görevi il/ilçe millî eğitim müdürlüklerine verilmiştir. (Yönerge md. 17 – (Değişik Fıkra 09/02/2022 tarihli ve 43133866 sayılı Makam Oluru)
ORGANİZE SANAYİ BÖLGELERİ
(Pay defteri hariç olmak üzere anonim şirket için öngörülen defterler)
Mevzuat
4562 sayılı Organize Sanayi Bölgeleri Kanunu
Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliği (Resmî Gazete 02.02.2019 – 30674)
Organize sanayi bölgeleri (OSB), özel hukuk tüzel kişiliğine sahip bir kuruluştur. (4562 s. K. Md. 5)
Organize Sanayi Bölgeleri Üst Kuruluşu (OSBÜK), OSB’ler arası uygulama birlikteliği ile koordinasyonu sağlamak amacıyla kurulan özel hukuk tüzel kişiliğine sahip bir kuruluştur. (4562 s. K. Md. 3)
OSB’ler, pay defteri hariç olmak üzere, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda anonim şirket için öngörülen defterleri tutarlar. Müteşebbis heyet aşamasında olan OSB’lerde, müteşebbis heyet toplantılarında görüşülen hususlar ve alınan kararlar müteşebbis heyet toplantı ve müzakere defterine kaydedilir. Müteşebbis heyetin görevinin sona erdiği genel kurula geçen OSB’lerde ise, genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutulur ve bu deftere genel kurul toplantılarında görüşülen hususlar ve alınan kararlar kaydedilir. OSB’nin muhasebesi ile ilgili olarak defterlere yapılacak kayıtlarda, Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerinde yer alan usul ve esaslara uyulur. (Yön. Md. 53)
OSB Üst Kuruluşunda, pay defteri hariç olmak üzere, 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda anonim şirket için öngörülen defterler tutulur. Bakanlık, tutulacak defterlerle kullanılacak belgelere ve bunların düzenlenme esas ve şekillerine ilişkin zorunluluklar getirebilir. (Yön. Md. 97/2)
Onay mercii
Organize sanayi bölgeleri (OSB’ler) ile Organize Sanayi Bölgeleri Üst Kuruluşu (OSBÜK), Organize Sanayi Bölgeleri Uygulama Yönetmeliğinin 53 ve 97’nci maddeleri gereğince, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64’üncü maddesinde anonim şirket için öngörülen defterleri tutarlar. Defterlerin gerek açılış gerekse sonraki onaylama işlemleri noterliklerce yapılır. Şirket olmamaları nedeniyle ilk açılışların ticaret sicil müdürlüklerinde yapılması zorunluluğu bulunmamaktadır. (6102 s. TTK md. 64).
– Ö –
ÖZEL HASTANELER
(Protokol Defteri)
Mevzuat
Özel Hastaneler Yönetmeliği (Resmî Gazete: 27.03.2002 – 24708)
Belirtilen Yönetmeliğin 48’inci maddesi gereğince özel hastanelerin acil servis, poliklinik, klinik, röntgen, laboratuvar ve ameliyathane gibi tıbbî hizmet ünitelerinde, sayfa ve sıra numarası verilmiş ve her sayfası müdürlükçe mühürlenmiş protokol defterlerinin tutulması zorunludur.
Onay mercii
Yönetmelikte belirtilen protokol defterlerinin onaylanması, il veya ilçe sağlık müdürlüklerinin görevi içinde bulunmaktadır.
ÖZEL KREŞ VE GÜNDÜZ BAKIMEVLERİ İLE ÖZEL ÇOCUK KULÜPLERİ
(Yönetmeliğin 44’üncü maddesinde yer alan defterler)
Mevzuat
Özel Kreş ve Gündüz Bakımevleri ile Özel Çocuk Kulüplerinin Kuruluş ve İşleyiş Esasları Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete: 30.04.2015 – 29342)
Özel Kreş ve Gündüz Bakımevleri ile Özel Çocuk Kulüplerinde bulunacak defterler Yönetmeliğin 44’üncü maddesinde sayılmıştır.
Onay mercii
Yönetmeliğin 44’üncü maddesinde sayılan defterlerin herhangi bir merci tarafından onaylanacağına ve bu yönde noterliklerin görevli olduklarına dair bir hükme yer verilmemiştir. Talep halinde Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddesi hükmü doğrultusunda defterlerin onaylama işlemi noterliklerde de yapılabilir.
ÖZEL MÜZELER
(Envanter Defteri)
Mevzuat
Özel Müzeler ve Denetimleri Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete: 22.01.1984 – 18289)
Yönetmeliğin 9’uncu maddesi gereğince, özel müzede bulunan kültür ve tabiat varlıkları Bakanlıkça uygun görülecek envanter defterlerine özel müze uzmanlarınca kaydedilir.
Onay mercii
Yönetmeliğin 9’uncu maddesinde yer verilen özel müze envanter defterinin İKİ NÜSHA olarak tanzimi ve noterden onaylanması zorunludur. (Yön. Md. 9)
– P –
PATLAYICI MADDELERLE AV MALZEMESİ VE BENZERLERİNİN ÜRETİMİ, İTHALİ, TAŞINMASI, SAKLANMASI, DEPOLANMASI, SATIŞI, KULLANILMASI, YOK EDİLMESİ, DENETLENMESİ USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN TÜZÜK
(Deneme Sonuç Defteri)
(Satıcıların, aldıkları, sattıkları ve halen depolarında bulundurdukları patlayıcı madde miktarlarının kaydına ilişkin defter)
(Üretici ve ithalatçıların kimlere ne miktarda satış ve devir yaptıklarının kaydına ilişkin defter)
Mevzuat
Tekel Dışı Bırakılan Patlayıcı Maddelerle Av Malzemesi ve Benzerlerinin Üretimi, İthali, Taşınması, Saklanması, Depolanması, Satışı, Kullanılması, Yok Edilmesi, Denetlenmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Tüzük. (Resmî Gazete: 29.09.1987 – 19589)
Belirtilen Tüzüğün;
18’inci maddesinin sekiz ve dokuzuncu fıkraları:
“Üretildiği işyerinden devir veya satışı yapılacak oyun ve eğlence aracı olan her çeşit patlayıcı maddenin, yönetmelikte gösterilen biçimde sarsıntı denemesinden geçirilmesi zorunludur.
Bu denemelerin sonuçları, üretimin miktar ve muayene oranları, noterlikçe onaylı bir deftere yazılarak denetime hazır bulundurulur.”
115’inci maddesi de:
“Satıcılar, aldıkları, sattıkları ve halen depolarında bulundurdukları patlayıcı madde miktarlarını, nereden ve kimden aldıklarını, ambalaj seri numaralarını, noterlikçe onaylanmış deftere günü gününe yazmak ve kimlere ne miktarda satış yaptıklarını da belirterek ay sonunu izleyen yedi gün içinde yerel güvenlik makamlarına bildirmekle yükümlüdürler. Üretici ve ithalatçılar da ürettikleri ve ithal ettikleri patlayıcı maddelerin satış ve devir işlemlerinde kimlere ne miktarda satış ve devir yaptıklarını, ambalaj seri numaralarını da belirtilerek noterlikçe onaylanmış deftere yazmak zorundadırlar.”
Hükümlerini içerdiğinden üretici, ithalatçı ve satıcılar belirtilen defterleri tutmak zorundadırlar.
Onay mercii
Üretici, ithalatçı ve satıcıların tutmaları gereken;
- Deneme sonuç defterin,
- Satıcıların, aldıkları, sattıkları ve halen depolarında bulundurdukları patlayıcı madde miktarlarının kaydına ilişkin defterin,
- Üretici ve ithalatçıların kimlere ne miktarda satış ve devir yaptıklarının kaydına ilişkin defterin,
Tüzüğün 18 ve 115’inci maddeleri gereğince noterliklerce onaylanması zorunludur.
– S –
SENDİKALAR
I- KAMU GÖREVLİLERİ SENDİKALARI VE KONFEDERASYONLARI
(Üye Kayıt Defteri)
Mevzuat
4688 sayılı Kamu Görevlileri Sendikaları ve Toplu Sözleşme Kanunu
Kamu Görevlileri Sendikaları ve Konfederasyonlarınca Düzenlenecek Üyeliğe Başvuru Belgesi, Çekilme Bildirimlerinin Şekli, İçeriği, Tutulacak Defterlerin Şekli, İhtiva Edeceği Bilgiler ile Kayıtların Düzenlenmesine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (Resmi Gazete 07.09.2001 – 24516)
Belirtilen Yönetmeliğin “Kayıt ve Defterler” başlıklı 8’inci maddesi;
“Kamu görevlileri sendikaları ile konfederasyon üye kayıt defterleri, en az üyelik başvuru belgesinde bulunan bilgileri aynı sıra ile kapsayacak şekilde hazırlanır ve sayfaları birbirini izleyecek şekilde numaralanır.
Üye kayıt defterlerinin, her olağan genel kurul veya defterlerin bitimini izleyen 15 gün içinde notere onaylatılması zorunludur.
Sendika ve konfederasyonlar, genel kurul, yönetim kurulu, denetleme kurulu ve disiplin kurulu kararlarının numara ve tarih sırası ile yazılmasına mahsus karar defterleri; gelen ve giden evrakın tarih ve numara sırasıyla kayıt edileceği gelen ve giden evrak kayıt defterleri ile zimmet defteri; gelen evrakın aslı, giden evrakın suretlerinin saklanacağı gelen ve giden evrak dosyaları; aidat, yevmiye, envanter defterleri ile defteri kebir; gelir makbuzları ve bunların zimmet kayıt defterleri ile gider evrakı ve bunların saklanmasına mahsus dosyaları; tutmak ve düzenlemek zorundadır.”
Hükümlerini içerdiğinden maddede sayılan defterlerden sadece üye kayıt defterlerinin onayı öngörülmüş olup, bunlar dışında kalan defterlerin noterliklerde onaylanacağına dair bir hükme yer verilmemiştir.
Onay mercii ve zamanı
Kamu görevlileri sendikaları ile konfederasyon üye kayıt defterlerinin, her olağan genel kurul veya defterlerin bitimini izleyen 15 gün içinde notere onaylatılması zorunludur.
II- İŞÇİ SENDİKALARI VE KONFEDERASYONLARI
Mevzuat
6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu
Sendika ve Konfederasyonların Denetim Esasları ve Tutacakları Defterler ile Toplu İş Sözleşmesi Sicili Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete 26.11.2013 – 28833)
Yukarıda belirtilen Kanun’un 30’uncu ve Yönetmeliğin 11’inci maddesi gereğince sendika ve konfederasyonlar;
a) Üye kayıt ve üyelik sona erme listeleri
b) Genel kurul, yönetim kurulu, denetleme kurulu ve disiplin kurulu karar defterleri
c) Gelen ve giden evrak kayıt defterleri ile zimmet defteri
ç) Aidat kayıtları, yevmiye ve envanter defterleri ile defterikebir
d) Gelirlere ilişkin kayıt ve defterleri
Tutmak zorundadır:
Tutulması zorunlu defterler her olağan genel kurulu izleyen on beş gün içinde 31/3/2005 tarihli ve 25772 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Dernekler Yönetmeliğinin 36’ncı maddesinin birinci fıkrasına göre notere veya il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne onaylatılır.
Defterlerde kayıtlar arasında boş satır ve sayfa bırakılamaz ve atlanamaz. Yapılan yanlışlıklar okunacak biçimde üstü çizilmek, üst ya da yan tarafına doğrusu yazılmak ve onaylanmak suretiyle düzeltilir. Defterlere geçirilen kayıtlar kazınamaz ve okunamaz hale getirilemez.
Dernekler Yönetmeliğinin 36’ncı maddesi gereğince, bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur.
Ancak, Yevmiye Defteri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilir.
“Tasdik edilen her defter için ayrı bir tasdik numarası verilir.” Derneğin adı, kütük numarası, yerleşim yeri, defterin türü, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, tasdik tarihi, tasdik numarası, tasdiki yapan makamın resmi mühür ve imzasını içeren tasdik şerhleri defterin ilk sayfasına yazılır veya (EK-11)'de belirtilen Tasdik Şerhi Formu doldurulup defterin ilk sayfasına yapıştırılarak köşeleri tasdiki yapan makam tarafından mühürlenir. Defterin son sayfası, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, tasdik tarihi ve numarası belirtilerek tasdik makamı tarafından mühürlenir ve imzalanır.
Defterlerin her sayfası sıra numarasıyla teselsül edip etmediği kontrol edilerek mühürlenir.
Onay mercii ve zamanı
İşçi sendikaları ile konfederasyonların yukarıda sayılan defterlerinin, her olağan genel kurulu izleyen on beş gün içinde Dernekler Yönetmeliğinin 36’ncı maddesinin birinci fıkrasına göre notere veya il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne onaylatılması zorunludur.
Dernekler Yönetmeliğinin 36’ncı maddesi hükümlerinin de dikkate alınması icap etmektedir.
SİYASİ PARTİLER
Mevzuat
2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu
Siyasi partilerin tutmak zorunda oldukları defterler, 2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu’nun 60’ıncı maddesinde sayılmıştır.
Siyasî partilerin genel merkezlerinin ve teşkilat kademelerinin gelirleri, parti merkez karar ve yönetim kurulunca bastırılan makbuzlar karşılığında alınır. Bastırılan ve parti teşkilat kademelerine gönderilen gelir makbuzlarının seri ve sıra numaralarına ait kayıtlar parti genel merkezinde tutulur.
Onay mercii
2820 sayılı Siyasi Partiler Kanunu’nun 60’ıncı maddesinin altıncı fıkrası gereğince, siyasi partilerce tutulması zorunlu tüm defterlerin sayfaları ve kaç sayfadan ibaret oldukları teşkilatın bulunduğu ilgili seçim kurulu başkanı tarafından mühürlenir ve tasdik edilir.
Siyasi Partiler Kanunu’nda bu defterlerin onaylanmaları hususunda noterlere bir görev verilmemiştir.
SPOR KULÜPLERİ
Mevzuat
Spor Kulüpleri Tarafından Tutulacak Defter ve Kayıtlar Hakkında Yönetmelik (07.09.2022 tarihli ve 31946 sayılı Resmî Gazete)
Belirtilen Yönetmeliğin 4’üncü maddesi gereğince bu Yönetmelikte geçen;
b) Bakanlık: Gençlik ve Spor Bakanlığını,
ğ) Spor kulübü: Bakanlık ve spor federasyonlarının faaliyetlerine katılmak amacıyla Bakanlığa tescilini yaptıran özel hukuk tüzel kişilerini,
i) Yönetim kurulu: Spor kulübü yönetim kurulunu,
ifade eder.
Spor kulüpleri aşağıda yazılı defterleri tutarlar:
a) Bilanço esasında tutulacak defterler ve uyulacak esaslar aşağıdaki gibidir:
1) Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasıyla bu deftere yazılır ve kararların altı toplantıya katılan üyelerce imzalanır.
2) Üye Kayıt Defteri: Spor kulübüne üye olanların kimlik bilgileri, üyeliğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere işlenir. Üyelerin ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları bu deftere işlenebilir.
3) Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evrak, tarih ve sıra numarası ile bu deftere kaydedilir. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanır. Elektronik posta yoluyla gelen veya giden evrak çıktısı alınmak suretiyle saklanır, bu türdeki evraka da tarih ve sıra numarası verilir.
4) Yevmiye Defteri, Büyük Defter ve Envanter Defteri: Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt işlemleri 213 sayılı Kanun ile bu Kanunun Hazine ve Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yürütülür.
5) Bu bentte sayılan defterlerden yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri, bu Yönetmelik hükümlerine aykırı olmamak şartı ile elektronik ortamda tutulmalarına ilişkin Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığınca çıkarılan tebliğlerde belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde, diğer defterler ise Bakanlıkça oluşturulan veya izin verilen yazılımlar kullanılarak elektronik ortamda da tutulabilir. (Yön. Md. 7)
Onay mercii ve usulü
Spor kulüpleri bu Yönetmelikte geçen ticari defterlerini, 213 sayılı Kanun ile 6102 sayılı Kanunun ilgili hükümlerine göre tasdik ettirirler.
Elektronik ortamda tutulacak defterler hariç olmak üzere, bu Yönetmelikte yazılı diğer defterler ise kullanılmaya başlanmadan önce il müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilir. Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz.
Tasdik edilen her defter için ayrı bir tasdik numarası verilir. Spor kulübünün adı, sicil numarası, yerleşim yeri, defterin türü, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, tasdik tarihi, tasdik numarası, tasdiki yapan makamın resmi mühür ve imzasını içeren ve şekli Ek-2’de belirtilen elektronik ortamda tutulan Tasdik Şerhi Formu doldurulup defterin ilk sayfasına yapıştırılarak köşeleri tasdiki yapan makam tarafından mühürlenir. Defterin son sayfası, defterin kaç sayfadan ibaret olduğu, tasdik tarihi ve numarası belirtilerek tasdik makamı tarafından mühürlenir ve imzalanır.
Defterlerin her sayfası sıra numarasıyla teselsül edip etmediği kontrol edilerek mühürlenir. (Yön. Md. 11)
Bu Yönetmeliğin yürürlüğe girmesinden önce spor kulüpleri tarafından kullanılan tasdike tabi defter, kayıt ve belgeler kalan sayfaları bitinceye kadar kullanılmaya devam olunur. (Yön. Geçici madde 1)
SULAMA BİRLİKLERİ
Mevzuat
6172 sayılı Sulama Birlikleri Kanunu.
Çerçeve Ana Statü.
Sulama Birlikleri Kanunu’nda defterler ile ilgili bir hükme yer verilmemiştir.
Aynı Kanun’un 2’nci maddesinde belirtildiği üzere sulama birliklerinin, çerçeve ana statüye uygun olarak kurucular kurulu tarafından hazırlanarak Bakanlıkça onaylanan ana statüleri bulunmaktadır.
Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğünce 6172 sayılı Sulama Birlikleri Kanunu çerçevesinde çıkarılan Çerçeve Ana Statüsünün 28’inci maddesinde Birliklerin tutacakları defterler sayılmıştır. Buna göre, Birlik Başkanlığı tarafından;
a) Birlik Başkanlığı Karar Defteri
b) Gelen ve Giden Evrak Kayıt Defterleri
c) Su Kullanıcısı ve Birlik Üye Kayıt Defteri
ç) Defteri Kebir
d) Yevmiye Defteri
e) Kasa Defteri
f) Demirbaş Defteri
g) Sulama işletmeciliği ile ilgili olarak devreden kuruluşun bildireceği kayıt ve defterlerinin tutulması gerekmektedir.
Aynı maddenin son fıkrası gereğince defterler yıl bitiminde son sayfası tasdiklenerek kapatılır.
Onay mercii
Çerçeve Ana Statüsünün 9’uncu maddesinde, “…her su kullanıcısına bir üyelik numarası verilerek, aynı numara ile Noter tasdikli üye kayıt defterine işlenir” hükmüne yer verildiğinden, 28’inci maddenin ikinci fıkrasının (c) bendinde yer verilen Üye Kayıt Defterinin noter onaylı olması zorunludur.
Bunun dışında kalan defterlerin noterlikte onaylanacağına ilişkin bir hükme yer verilmediği gibi bir onay mercii de belirtilmemiştir. Bu sebeple, talep edilmesi halinde üye kayıt defteri dışında kalan defterlerin, Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.
– T –
TARIMSAL ÜRETİCİ BİRLİKLERİ
Mevzuat
5200 sayılı Tarımsal Üretici Birlikleri Kanunu.
Birlik Tüzüğü.
Tarımsal Üretici Birlikleri Kanunu’nda defterler ile ilgili bir hükme yer verilmemiştir.
Aynı Kanun’un 2’nci maddesinin (d) bendinde belirtildiği üzere üreticiler tarafından kurulan birliklerin ve üst örgütlerinin kuruluş, çalışma usul ve esaslarını içeren hukukî düzenlemelere çıkarılacak birlik tüzüğünde yer verilmektedir.
Tarım ve Orman Bakanlığınca yayımlanan örnek Birlik Tüzüğünün 13’üncü maddesinde Merkez Birliklerin tutacakları defterler sayılmıştır. Buna göre, Merkez Birliğinin defterleri şunlardır.
a) Karar defteri.
b) Üye kayıt defteri.
c) Evrak kayıt defteri.
d) Yevmiye defteri.
e) Büyük Defter.
f) Demirbaş defteri.
g) Alındı belgesi kayıt defteridir.
h) Envanter defteri.
Onay mercii
Birlik Tüzüğünde sayılan defterlerin onaylanacağına ve bu onayı hangi merciinin yapacağına ilişkin bir açıklama bulunmamaktadır. Ancak 5200 sayılı Tarımsal Üretici Birlikleri Kanunu’nun 20’nci maddesinde, bu Kanunda hüküm bulunmayan hallerde, genel hükümler ile Dernekler Kanununun ilgili hükümlerinin uygulanacağı belirtilmiş bulunduğundan (VUK hükümlerine tabi olanlar dışında kalan) defterler ile ilgili olarak Dernekler Yönetmeliğinde yer alan hükümlerin uygulanması gerekir.
Dernekler Yönetmeliğinin 36’ncı maddesi gereğince, derneklerde kullanılacak defterler kullanılmaya başlamadan önce il sivil toplumla ilişkiler müdürlüğüne veya notere tasdik ettirilmesi zorunludur. (Dernekler kısmına bakınız.)
– U –
ULUSAL KIRMIZI ET KONSEYİ
Mevzuat
Ulusal Kırmızı Et Konseyi Kuruluş, Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete: 08.06.2013 – 28671)
Belirtilen Yönetmeliğin 26’ncı maddesi gereğince, Ulusal Kırmızı Et Konseyi tarafından aşağıdaki defterler tutulur:
a) Gelir-gider defteri.
b) Demirbaş kayıt defteri.
c) Üye kayıt defteri.
ç) Denetim defteri.
d) Karar defteri.
e) Gelen-giden evrak kayıt defteri.
f) Alındı belgesi kayıt defteri.
(2) Bilânço esasına göre defter tutulması halinde ise yukarıda belirtilen defterlere ek olarak yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri de tutulur. Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılır.
Onay mercii
Yönetmeliğin 26’ncı maddesinin üçüncü fıkrası gereğince Konsey tarafından tutulacak yukarıdaki defterler, kuruluşu takip eden yedi gün içinde noter tarafından tasdik edilir ve bu tasdik işlemi her malî yılın ilk haftasında yenilenir.
ULUSAL SÜT KONSEYİ
Mevzuat
Ulusal Süt Konseyi Kuruluş, Çalışma Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete: 08.06.2013 – 28671)
Belirtilen Yönetmeliğin 26’ncı maddesi gereğince Ulusal Süt Konseyi tarafından aşağıdaki defterler tutulur:
a) Gelir-gider defteri.
b) Demirbaş kayıt defteri.
c) Üye kayıt defteri.
ç) Denetim defteri.
d) Karar defteri.
e) Gelen-giden evrak kayıt defteri.
f) Alındı belgesi kayıt defteri.
(2) Bilânço esasına göre defter tutulması halinde ise yukarıda belirtilen defterlere ek olarak yevmiye defteri, büyük defter ve envanter defteri de tutulur. Bu defterlerin tutulma usulü ile kayıt şekli ilgili mevzuat hükümleri çerçevesinde yapılır.
Onay mercii
Yönetmeliğin 26’ncı maddesinin üçüncü fıkrası gereğince Konsey tarafından tutulacak yukarıdaki defterler, kuruluşu takip eden yedi gün içinde noter tarafından tasdik edilir ve bu tasdik işlemi her malî yılın ilk haftasında yenilenir.
– V –
VAKIFLAR
Mevzuat
Vakıflar Yönetmeliği (Resmî Gazete: 27.09.2008 – 27010)
Vakıflar Yönetmeliğinin 51’inci maddesinde vakıflarda tutulacak defterler sayılmıştır. Bu maddeye göre Vakıflar;
a) İşletme hesabı esasında; karar defteri, işletme hesabı defteri ile bağış makbuzu kayıt defterini,
b) Bilanço esasında ise; karar defteri, yevmiye defteri, büyük defter, envanter defteri ile bağış makbuzu kayıt defterini,
Tutmak zorundadırlar.
Aynı Yönetmeliğin 50’inci maddesinin dördüncü fıkrası gereğince, vakıflar muhasebe kayıtlarını ve belgelerinin tevsikini 213 sayılı Vergi Usul Kanununda belirtilen hükümlere uygun olarak yaparlar.
Onay mercii
5737 sayılı Vakıflar Kanunu’nun 31’inci maddesinde vakıflar tarafından tutulacak defter ve kayıtlar ile ilgili usul ve esasların yönetmelikle düzenleneceği hükmüne yer verilmiş olmasına karşılık, sözü edilen Yönetmelikte VUK hükümlerine tabi olanlar dışında kalan defterlerin noterlikte onaylanacağına ilişkin bir hükme yer verilmediği gibi bir onay mercii de belirtilmemiştir. Bu sebeple, talep edilmesi halinde defterlerin, Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.
– Y –
YARDIM TOPLAMA FAALİYETLERİNDE BULUNANLARCA TUTULACAK DEFTER
(MAKBUZ – BİLET KAYIT DEFTERİ)
Mevzuat
Yardım Toplama Esas ve Usulleri Hakkında Yönetmelik (Resmî Gazete: 27.12.1999 – 23919)
Belirtilen Yönetmeliğin 11’inci maddesi gereğince, yardım toplama faaliyetlerinde bulunanlar makbuz ve biletleri kaydetmek üzere örneği Yönetmeliğin Ek-3’ünde gösterilen “MAKBUZ – BİLET KAYIT DEFTERİ” ni tutmak zorundadır.
Onay mercii
Yönetmeliğin 11’inci maddesi gereğince, Makbuz – Bilet Kayıt Defteri’nin noterliklerce veya sivil toplumla ilişkiler birimlerince onaylanması zorunludur.
– Z –
ZİRAAT ODALARI VE ZİRAAT ODALARI BİRLİĞİ
Mevzuat
6964 sayılı Ziraat Odaları ve Ziraat Odaları Birliği Kanunu
Belirtilen Kanun’un 12’nci maddesinin (g) bendinde çiftçi kayıt ve üye defterine, 14’üncü maddesinde de yönetim kurulu karar defterine yer verilmiş olup, bunlar dışında tutulacak defterler ile ilgili olarak başka bir düzenleme ve kayıt bulunmamaktadır
Onay mercii
6964 sayılı Ziraat Odaları ve Ziraat Odaları Birliği Kanunu’nda tutulacak defterlerin noterlikte onaylanacağına ilişkin bir hükme yer verilmediği gibi bir onay mercii de belirtilmemiştir. Bu sebeple, talep edilmesi halinde defterlerin, Noterlik Kanunu’nun 60/1 ve Noterlik Kanunu Yönetmeliğinin 105’inci maddeleri gereğince, aynı Yönetmeliğin 99-104’üncü maddeleri hükümlerine göre noterliklerde onaylanmaları mümkün bulunmaktadır.10.09.2022
HALUK NECDET TEKİN
(Kişisel çalışmadır.)