Bu çalışma; Noterlik mesleğine başladıktan sonra kendi muhasebemi tutabilmek için yaptığım araştırmalar sırasında derlediğim şahsi notlarımdan oluşmaktadır. Yararlanmak isteyen meslektaşlarıma bir başlangıç noktası olabileceği  düşüncesi ile çalışmamı paylaşıyorum. Herhangi bir muhasebe eğitimim bulunmamak-tadır,  bu nedenle bilgilerin irdelenerek kullanılmasını tavsiye ederim.  POLATLI 3. Noteri Ahmet OVACIK     Soru ve önerileriniz için Tel: 542 451 43 19

 

VEZNE RAPORLARI VE MUVAZENE DEFTERİ

Muvazene defteri, Serbest Meslek Mensuplarının tutmak zorunda olduğu İşletme Defterinin karşılığıdır diyebiliriz. Bu deftere gelir ve giderlerimizi işlemekteyiz.

Ayrıca önemle belirtmeliyim ki “Muvazene Defteri” “yevmiye defteri” ile birlikte muhasebemizin ve beyannamelerimizin belkemiğidir. Zira beyannamelerimizi oluştururken gereken verilerin önemli bir kısmını bu iki defterimizden almaktayız. Bu defteri iyi tanımak ve nasıl oluşturulduğunu doğru anlamak önemlidir. Ayrıca muvazenemiz hatalı ise büyük olasılıkla beyannamelerimiz de hatalı olacaktır.

Bunun yanı sıra aylık iş cetveli ve yıllık iş cetveli de noterce bilinmesi gereken konulardandır. İş cetvelleri periyodik olarak alınacak ve TNB ye muntazam olarak gönderilecektir.         Ayrıca dönemlik olarak alacağımız Harç-Damga beyannamesi de Vezne Raporlarından olup, her ay iki dönem maliyeye yatıracağımız harç, damga, değerli kağıt ve trafik/tescil belge bedellerinin dökümünü vermektedir.                      

 

MUVAZENE DEFTERİ

Muvazene defterimizi oluşturmanın ilk adımı, NBS programının “Vezne”  bölümü  üzerinden solda “vezne işlemleri” başlığı altında 6. sırada bulunan “Gider girişi” tıklanarak açılan sayfada giderlerin doğru bir şekilde işlenmesidir.

Muvazene defterini iki kısımda ele almalıyız;

1-Giderlerin işlenmesi

2-Varsa ortak hesap ve diğer bazı gelirlerin işlenmesi ve  muvazene defterinin çıktısının alınması

 

1-GİDERLERİN İŞLENMESİ :

A)Ay içerisinde yaptığımız ödemeleri “gider girişi” bölümüne işleyeceğiz.

a-Bunun için NBS nin, Vezne bölümü açık iken, solda “vezne işlemleri” başlığı altında 6. sırada bulunan “Gider girişi” tıklanarak açılan sayfada, önce üst kısımda yer alan “gider takibi yapılan dönem” bölümünde tarih satırında, giderlerini işleyeceğimiz dönemi (ay ve yıl) ve “noter yetkilisi" satırında da kendi adımızı seçeceğiz.(ilk seferden sonra seçili gelir)

b-Fatura detayları” başlığı altındaki bölüme işleyeceğimiz giderin ayrıntılarını  “işleyeceğiz.

      *“fatura tarihi” satırına belgenin tarihini, “gider türü” satırına da seçeneklerden, o belgeye uygun olanı seçeceğiz.

      *Bu kısımda “faturayı düzenleyen” diye bir pencere var. Ben buraya faturalı bir harcama ise faturayı düzenleyeni, fatura dışında bir belge düzenlenmiş ise o belgeyi düzenleyeni (örn; serbest meslek makbuzu ise makbuzu düzenleyenin adı yada ünvanını, sigorta primini işlerken SGK vb)  yazıyorum.

      *Açıklama satırına da mutlaka giderin, ne olduğunu yazıyorum.(örn;A4 kağıt veya arşiv kirası vb)

 

c-   En alttaki KDV siz tutar penceresine çıplak bedeli yazacağız, daha sonra belgenin  KDV oranını da seçeceğiz. Eğer işlenen giderin örn; kirada olduğu gibi KDV si yok ise oranı

       0 olarak seçeceğiz. (bazı gider türlerinde zaten otomatik olarak -0- oranı seçili geliyor) “KDV” ve “belge toplamı” satırları otomatik gelecektir.

d-   Stopaj: Stopaja tabi giderlerimizi işlerken (örn: daire kirası, tercümanın kestiği serbest  meslek makbuzu vb) brüt rakamı yazdıktan sonra stopaj oranını seçeceğiz, stopaj miktarı otomatik gelecek. Burada işlenen stopaj biligisi muvazenede görünmeyip, sadece gider raporlarında, bilgi mahiyetinde yer alır.

 

     B)  Buradaki gider türlerinin başlıklarına göre giderlerimizi işlememiz gerekir.

Şöyle ki;

DAİRE KİRASI: Noterlik dairemizin ve varsa arşivimizin kirasını (*) (brüt olarak) Bu bölüme işleyeceğiz. Gerekli yerleri doldurunca “kaydet” butonunu tıklayarak kaydımızı tamamlayacağız.

(*)

Netten brüte ulaşma: net kira / 0,80 = brüt kira

Örn; net kiramız 720 TL olsun

720 / 0,80 = 900 (bunun da %20 si stopaj – yani 900 /100 = 9 x 20 =180TL stopaj olur)

Brütten nete ulaşma: brüt kira x 0,80 = net kira

Örn: brüt kiramız 900 TL olsun

900 x 0,80 = 720 aradaki fark ise stopajımızdır (900 – 720 = 180 stopaj olur)

PERSONEL ÜCRETİ: Varsa personel ücretini (tüm personelin brüt ücretler toplamı) bu bölüme yine brüt rakamlar ile işleyeceğiz.

MUHTELİF DEMİRBAŞ: Buraya masa, dolap, elektrikli aletler gibi demirbaş defterine de işleyeceğimiz malzemelerin faturalarını işleyeceğiz.

(ancak amortismana tabi demirbaşlarımızın amortisman tutarlarını buraya değil, en altta bulunan “amortisman” satırına işleyeceğiz)

PTT GİDERLERİ: Telefon, adsl, gsm  gibi aylık faturalar ile posta ve kargo gönderi giderlerimizi işleyebiliriz.(buradaki posta sadece odaya, TNB ne vb gönderilerin masraflarıdır. Yevmiye defterindeki posta buraya karıştırılmamalı)

ISI.AYDINLAT.SU: Bu bölüm elektrik, su, doğalgaz vb faturalar içindir.  

KIRT.BASILI EVRAK: Kağıt, kırtasiye ve sarf malzemeleri içindir.

ÇEVİRMEDE ÖDENEN:                                                                                                    (BU BÖLÜMDE YAPILAN AÇIKLAMALAR 01.03.2016 TARİHLİ DÜZENLEMEDEN ÖNCEKİ DÖNEM İÇİN YAPILMIŞ, TERCÜMANA YAPILAN %50 ÖDEME DÜZENLEMESİNİN İPTALİ İLE KONUSUZ KALMIŞTIR. İLERİDE OLASI GELİŞMELER AÇISINDAN METİNDEN ÇIKARILMAMIŞTIR.)             Varsa tercümeli işlemlerde, tercümanın fatura, serbest meslek makbuzunu ya da düzenlediğimiz gider pusulasını bu bölüme işleyeceğiz. Ancak SMM ve gider pusulası stopajlı olduğundan işlerken dikkatli olunmalı.     SMM’ nda bedel kısmına çıplak bedel, KDV sütununa ise KDV meblağını işleyeceğiz.(stopaj daha sonra muhtasar beyannamede işlenecek) Gider pusulasını ise çıplak bedeli bedel kısmına işleyip KDV kısmını boş bırakacağız.

((Burada şu ayrıntı gözden kaçmamalı; Serbest meslek makbuzunda hem KDV hem de stopaj vardır. Faturada ise stopaj yoktur sadece KDV vardır. Eğer tercümana gider pusulası ile ödeme yapıyor isek; gider pusulasında KDV yoktur sadece stopaj vardır.))

MEMURA ÖD.YOL: Eğer daire dışında yapılan işlem için kendi personelimize yolluk ödemişsek, buraya işleyeceğiz. (memura yolluk ödeme sistemi uygulanmamasını tavsiye ederim.)

SSK İŞVEREN HİSSESİ: Personel bordrolarındaki işveren payları (SSK işveren payı ve işveren işsizlik payı olarak belirtilen kalemlerin toplamı)

*%5 lik indirimden yaralanıyor isek bu toplamdan, indirilen meblağı düşmek gerekir. Eğer düşmez isek, indirim tutarını, ileride belirtilecek olan “muafiyetten doğan indirim” bölümüne işlemek gerekir Ki; bence baştan mahsup ederek işlemek daha pratik olmaktadır.

**2016 yılında asgari ücretin arttırılması ile beraber asgari ücret ile çalışan personelin “ssk işveren hissesi” kalemi üzerinden günlük 3,33 TL mahsup edilerek tahsil edilmeye başlandı. Bu mahsup işveren lehine işveren hissesinden yapıldığı için muvazeneye gider işlenirken %5 lik indirim gibi bu meblağında “ssk işveren payı” ndan düşülmesi gerekir. Bu meblağı tespit ederken sgk prim tahakkukunuz ile “prim ödeme dekontunu”zu mukayese ederek sağlamasını da yapınız. (Tahakkuk ile ödeme arasında 99,90 TL x asg.ücretli personel kadar fark olması gerekir.)

SSK NOTER AİDATI: Emekli olmayan noterin aylık SGK primi buraya işlenebilir. Eğer emekli iseniz ve SGDP ni aylık işlemeyi tercih ediyorsanız, bu satıra işleyebilirsiniz. (ben yıllık gelir beyannamesinde beyan ediyorum, bu bana daha doğru geliyor)

MAKİNA BAKIM/ONARIM: Noterlikte bulunan makine ve ekipmanın bakım, onarım ve yedek parça giderleri içindir.

YANGINDAN KORUMA: Yangın söndürme cihazı vs ile ilgili giderler içindir.

DİĞER GİDERLER: Diğer başlıklar altında tanımlanamayan giderler içindir.

AMORTİSMAN: Amortismana tabi demirbaşların aylık amortisman meblağlarını buraya yazacağız.(Bir eşyayı amortismana tabi tutmuşsak, işlemeye başladığımız ilk ay, KDV sinin tümünü amortisman satırında KDV penceresine işleyebiliriz)

*Amortisman meblağlarını mutlaka bu bölüme işleyiniz aksi halde GV beyannamesindeki, performans bölümünde ilgili kısma işlemek için, yıl boyu işlediğiniz amortisman meblağını tespit etmek çok sıkıntılı olacaktır.  

 

GEREKLİ BAZI UYARILAR

*Bu bölümde KDV sütunundaki oran kısmına dikkat edelim. İlk başta % 18 seçili gelmektedir. Ancak işlediğimiz faturanın tabi olduğu oran farklı ise oran kutucuğunda gerekli düzeltme yapılmalı ya da kdv ne tabi değilse sıfırlanmalı.

*Eğer hatalı bir giriş yapıldı ve düzeltmek isterseniz, düzeltilmek istenilen satırın üzerine bir kez tıkladıktan sonra düzeltmeyi yapıp “kaydet” butonu tıklandığında girdi düzelecektir.

*Eğer yanlış bir giriş yapıldı ve silmek istenir ise, silmek istenilen satırın üzerine bir kez tıkladığımızda “sil” seçeneği aktif hale gelmektedir. “Sil” seçeneğini tıkladığımızda “kaydı silmek istediğinizden emin misiniz” uyarısı ekrana gelecektir. Bu uyarıya üzerinde “evet” seçeneğini tıkladığınızda girdi silinecektir.

(*Silmek yada düzeltmek düşüncesi ile girdinin üzerine bir kez tıkladınız fakat tam o esnada yanıldığınızı düşündünüz. Bu durumda alt en sağda bulunan iptal butonu tıklanınca “yeni” seçeneğini tıklayıp yeni gider girişine devam edebilirsiniz.

*Yukarıda “giderlerin işlenmesi” başlığı altında noterliğimizde en sık ve rutin olarak rastlanılabilecek gider çeşitlerinden örnekler verilmiştir. Ancak her zaman değilse de zaman zaman karşılaşabileceğimiz bir durumdan da bahsetmeliyim.

Örn: Demirbaş olarak işlediğimiz ve amortismana tabi tuttuğumuz bir malın satışından dolayı zarar edilmiş ise bu zararı nasıl göstereceğiz:

a-Zarar meblağını “gider girişi” bölümünde “muhtelif demirbaş” satırına işleyiniz.

b-“Fatura detayları” bölümünde bulunan “açıklama” satırına örn;                                  “……..makinasının satışından doğan zarar” açıklamasını yazınız.

c-O malın satışından KDV de tahsil etmiş iseniz; KDV beyannamesinin matrah bölümünde yer alan üç bölümden ( tevkifat uygulanmayan işlemler-kısmi tevkifat uygulanan işlemler-diğer işlemler) “diğer işlemler sekmesinde yanda bulunan + butonunu tıklayarak satır aç, “işlem türü” seçeneğinde 503 kodunu seç, “matrah” seçeneğine zarara konu eşya için kestiğin serbest meslek makbuzunun bedel rakamını yaz, “vergi” seçeneğine s.m.makbuzundaki kdv meblağını yaz. Entırla. (ilave edilecek KDV n varsa yaz, tekrar entır yap, diğer bölüme geç.

Bu şekilde tüm giderlerimizi işledikten sonra sıra muvazene defterini ve aylık iş cetvelini oluşturmaya gelir.    

 

 

1-VARSA ORTAK HESAP VE DİĞER BAZI GELİRLERİN İŞLENMESİ VE MUVAZENE DEFTERİ ÇIKTISININ ALINMASI:

Bu başlık altında NBS programında soldaki “vezne işlemleri” sütunu altında 7. satırdaki “Ortak hesap/Diğer girişler” başlığı tıklanarak açılan sayfada yapabileceğimiz ortak hesap ve diğer bazı gelirlerin işlenmesine göz atalım.  

Bu bölümde iki başlık bulunmakta “Ortak hesaptan gelen diğer veriler” ve “diğer gelirler”                                        

A-Ortak hesaptan gelen diğer veriler; Eğer ortak hesaba tabi bir noterlikte çalışıyor iseniz üst kışında bulunan 10 adet giriş penceresinden gerekli olanları doldurarak aşağıda bulunan “kaydet” butonunu tıklayınız. Böylece işlediğiniz veriler “dönemlik gelir giderler” tablosuna kaydedilmiş olacaktır.

B-Diğer Gelirler; Bu bölümde Noterlik işlem gelirlerimiz dışında çeşitli vesileler ile oluşan gelirlerimiz işlenecektir. Burada 4 satır bulunmaktadır.                                                                                  a- İlk satırda bulunan “diğer gelirler” satırına ne işlendiği konusunda hiçbir fikrim yok ve bugüne kadar bu satıra hiçbir şey işlemedim. (eskiden noterlik banka hesabından yıl sonlarında gelen faiz geliri buraya işleniyordu. Ancak artık vadesiz hesaplara faiz işletilmediği için böyle bir girdi de oluşmamaktadır)                                                 b- “muafiyetten doğan indirim”; Bazı kurumlarca (örn; SGK) bazı koşullar ile mükelleflere tanınan muafiyetler bulunabilmektedir. İşte bu bölüm bunların işlenebilmesi içindir. Örnek vermek gerekir ise SGK prim borcu olmayan mükelleflerine %5 lik bir indirim hakkı tanımaktadır. Bu durumda Önceki bölümde (“gider girişi”) giderler işlenirken, “SGK işveren hissesi” indirimsiz olarak işlenmiş ise, bu satıra indirim tutarı girilecektir. (Ben önceki bölümde “gider girişi” ne  “SGK işveren hissesi” ne %5 lik indirimi mahsup ederek indirimli rakamı işliyorum ve bu kısma giriş yapmıyorum.                                                                  c- “Noterlik dışı gelirler”; Burada  yan yana iki satır bulunur. Birinci satıra gelirin açıklamasını yazacağız. (örn; Devredilen eşya bedeli), ikinci satıra da bedeli yazacağız.

*Örn. Demirbaş eşya satışımızda kar elde etmiş isek, elde edilen kar bu satıra yazacağız. Tayin durumlarında bırakılan eşya için tahsil edilen kira bedelleri de buraya işlenecek.

*TNB tarafından zaman zaman noterlere ödenen “bütçe fazlası” ödemelerini de bu satıra yazacağız.

           * Bu satıra yazdığımız gelirler iş cetvellerinde görünmez aidatı etkilemez.

               

                  d- “Noterlik dışı gelir KDV”; Buraya da bu gelirin KDV sini yazacağız.

 

Her veri girişinden sonra aşağıdaki “kaydet” butonunu tıklayarak, verilerin alttaki tabloya (Dönemlik Gelir Giderler” tablosu.) kaydedilmesini sağlamalıyız.

 

BÖYLECE GELİR-GİDER VERİ GİRİŞLERİMİZ TAMAMLANMIŞ OLDU

C- NBS programı üzerinde sağ yukarıda 7. sırada bulunan “raporlar”  butonunu tıklayınız. Açılan pencerede sol tarafta  “aylık raporlar” başlığı altında bulunan “muvazene defteri” seçeneğini tıkladığınızda sağ tarafta “muvazene defteri” başlığı altında ilgili bilgileri seçiniz; (yıl-ay bilgilerini seçiniz) “TNB aidatını ben belirtmek istiyorum” satırını işaretlemeyiniz. Geçici ya da resmi döküm seçeneklerinden hangisini almak istiyorsanız onu işaretleyerek alttaki “tamam” butonunu tıklarsanız karşınıza “muvazene defteri” başlıklı bir tablo gelecektir. Muvazenenizi yazdırabilirsiniz.

           

MUVAZENE DEFTERİ HAKKINDA GENEL OLARAK

Yukarıda anlatıldığı şekilde karşımıza gelen muvazene defterimizi daha önce Asliye Hakimliği’ne onaylattığımız, (Yevmiye ve muvazene defterlerimizi döktüreceğimiz kağıtları dönem başında mühürleterek Asliye Hukuk Hakimine açılış tasdiki ve dönem sonunda kapanış tasdiki yaptırmak gerektiği düşüncesindeyim) mühürlü kağıda yazdırarak muhafaza edeceğiz.

Her ay ödeyeceğimiz TNB aidatımızın meblağını, muvazene defterimizden alacağız. Eğer yukarıda anlattığımız üzere verilerimiz doğru girer isek aidatımız da doğru olacaktır.

Her ay maliyeye vereceğimiz beyannamelerimizdeki bazı verileri de muvazene defterimizden alacağız. Özellikle doğru bir KDV beyannamesinin ön şartı doğru bir muvazene defteridir.

AYLIK İŞLERİMİZ                

              Her ay rutin olarak yaptığımız işlerimizi şöyle bir gözden geçirecek olursak;

1-Her ayın onuna kadar, bir önceki ayın, aylık iş cetvelini (ayrıca elektronik olarak da yollayacağız), dönemlik vergi raporlarımızı ( 2 dönem için birer adet olmak üzere iki adettir), bu raporlardaki meblağların yatırıldığına dair dekontlarımızı ( 2 dönem için birer adet olmak üzere iki adettir) ve aylık aidat makbuzumuzu TNB ne göndereceğiz.

2-Tabii ki bunu yapabilmek için öncelikle giderlerimizi doğru bir şekilde işleyeceğiz, daha sonra aylık muvazene defterimizi doğru bir şekilde alacağız ve TNB aidatımızı da yatıracağız.

3-SGK bildirgelerimiz sgk.gov.tr internet sitesi üzerinden verip, primlerimizi yatıracağız.

4-Ayrıca her ay KDV beyannamemizi, muhtasar beyannamemizi (3 aylık olarak da verilebilir), üç ayda bir geçici vergi beyannamemizi ve her yıl yıllık gelir vergisi beyannamemizi de unutmayacağız.

YIL BAZINDA İSE

1-Adalet Bakanlığına yıllık iş cetvelimizi yollayacağız.(Bir sureti de TNB ne gönderilir) (Mart ayı sonuna kadar)

2-Her yıl yatırdığımız teminatımızın (İlk atama yada tayinen gidilen Noterlikte, Noterliğe başlarken iki ay içinde, sonraki yıllar şubat ayı sonuna kadar yatırılır) makbuzunu yine Adalet Bakanlığına yolluyoruz..(Bir sureti de TNB ne gönderilir) (Mart ayı sonuna kadar)

VEZNE RAPORLARI

1-DÖNEMLİK VERGİ DÖKÜMÜ – ayda iki kez 1. ve 2. dönem sonunda alınıp, 7 iş günü içinde ödenmek zorunda.

2-AYLIK İŞ CETVELİ – aylık olarak her ay

3-YILLIK İŞ CETVELİ - yıllık olarak her yıl

4-YEVMİYE DÖKÜMÜ – her iş günü sonunda

5-AYLIK ORTAK HESAP RAPORLARI (defter, tebliğ, araç satış, protesto) – aylık olarak her ay 2 işgünü içinde raporların odaya (yada mutemet notere) gönderilip, odanın (yada mutemedin) yatırılması gereken meblağlara ilişkin duyurusundan itibaren de iki iş günü içerisinde, ödemesinin yapılıp, dekontlarının odaya gönderilmesi gerekir.

6-MİLYONLUK ORTAK HESAP RAPORLARI – en geç her hafta pazartesi günü raporlarımızı alıp, ödeyip rapor ve ödeme dekontunu Noter Odasına yolluyoruz (Aslında süresi 5 iş günü olduğu için her pazartesi yapınca otomatikman 5 iş günü içerisinde yapılmış oluyor. Esasen bu iş, günlük olarak da yapılabilir)

---